TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES:
1. Responsables de efectuar la transferencia
La responsabilidad de la realización de la transferencia recae en las personas encargadas de los
archivos de gestión de las distintas unidades y servicios de la Universidad de Córdoba, bajo el
control y supervisión del jefe de las mismas, siguiendo las indicaciones establecidas en el
presente procedimiento.
2. ¿Qué documentos se han de transferir?
Se han de transferir los documentos de archivo, entendiendo por tales todos los documentos
originales, sea cual sea su soporte, que constituyan un testimonio de las funciones y actividades
que la Universidad tiene encomendadas.
Por lo tanto, no se transferirán al Archivo General, pudiendo ser eliminadas, las copias, las
reproducciones y los borradores de documentos, así como los documentos que contengan datos
que ya se recojan en documentos recopilatorios.
3. Operaciones previas a la transferencia
3.1. Revisión
La primera labor debe ser la revisión de todos los documentos que se vayan a transferir para
conseguir los siguientes objetivos:
● comprobar que los expedientes están debidamente organizados y ordenados, según el
sistema de ordenación que corresponda a cada tipo de expedientes;
● comprobar que cada expediente esté completo y no falte ningún documento;
● eliminar duplicados, siempre y cuando se conserven los originales;
● eliminar las grapas, clips metálicos, gomas elásticas y todos aquellos elementos que sean
perjudiciales para la conservación del papel, así como las fundas de plástico,
clasificadores, etc.
3.2. Ordenación en cajas
Los expedientes, una vez revisados, se introducirán en cajas de cartón de archivo definitivo de
formato normalizado, teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:
● el número de expedientes que se introduzca en cada caja dependerá de su grosor,
procurando que no quede ni excesivamente llena, lo que dificultaría su cierre y manejo, ni
demasiado vacía, lo que favorecería la deformación de los documentos;
● debe procurarse que un expediente no quede dividido en dos cajas, aunque si esto ocurre
se solucionará con una adecuada señalización (p.e.: Expediente X, vol. I – Expediente X,
vol. II);
● cada una de las cajas llevará un número correlativo en el lomo bajo claramente visible, que
será el que permita identificarlas y que se consignará en el formulario de Relación de