Glosario
ARCHIVO:
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su
gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.
ARCHIVO PÚBLICO:
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO:
Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
ARCHIVO TOTAL:
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
ACCESO A LOS ARCHIVOS:
Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en
los términos consagrados por la Ley.
AUTOMATIZACIÓN:
Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la
información documental y de los documentos electrónicos de archivo.
ARCHIVAMIENTO WEB (WEBARCHIVING):
Proceso de recolección de fracciones o partes de la World Wide Web y la garantía de que la
colección se conserva en un archivo o sistema de información para futuros investigadores,
historiadores y público en general.
ACCESIBILIDAD:
1. La característica de ser de fácil acceso o utilizar con un mínimo de barreras
2. La capacidad para localizar la información relevante a través del uso de catálogos,
índices, instrumentos de búsqueda, u otras herramientas.
3. Autorización para localizar y recuperar información de uso (consulta o de
referencia) dentro de las restricciones que establece la ley por la cual se ordena la
publicidad de los actos y documentos oficiales.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en
los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su
eliminación o integración a un archivo permanente.
DOCUMENTO(S) (RECORDS):
Información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organización
o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales.
Cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
Según la Unesco, el patrimonio documental consta de dos componentes: el contenido
informativo y el soporte en el que se consigna. A partir de lo anterior, plantea que dicho
patrimonio está conformado por:
• Piezas textuales: manuscritos, libros, periódicos, carteles, etc. El contenido textual
puede haber sido inscrito con tinta, lápiz, pintura u otro medio. El soporte puede
ser de papel, plástico, papiro, pergamino, hojas de palmera, corteza, tela, piedra,
etc.
• Piezas no textuales: dibujos, grabados, mapas o partituras.
• Piezas audiovisuales: películas, discos, cintas y fotografías, grabadas en forma
analógica o numérica, con medios mecánicos, electrónicos, u otros, de las que
forma parte un soporte material con un dispositivo para almacenar información
donde se consigna el contenido.
• Documentos virtuales: los sitios de Internet almacenados en servidores. El soporte
puede ser un disco duro o una cinta y los datos electrónicos forman el contenido.
Una pieza del patrimonio documental puede ser un solo documento de cualquier tipo, o bien
un grupo de documentos, como una colección, un fondo o conjunto de archivos.
DOCUMENTO DE ARCHIVO:
Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus
actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico,
económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO:
Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el
contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o
reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO:
Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada que preste
servicios públicos en razón de sus actividades o funciones haciendo uso de medios
electrónicos.
Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por
una persona o entidad pública o privada que preste servicios públicos, en el transcurso de su
gestión y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica,
que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de
conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración
de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una
organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor
informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las
tecnologías de la información.
DOCUMENTO ORIGINAL:
Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA:
Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS (GED):
Un sistema GED es un software que le posibilita conservarla información de la institución; por
un lado la que procede de archivos físicos en papel y por otro la contenida en archivos
electrónicos.
GESTIÓN DOCUMENTAL:
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización V conservación.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS (RECORDS MANAGEMENT):
Gestión documental. Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la
creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos, incluidos los
procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información y prueba de
las actividades y operaciones de la organización.
HERRAMIENTAS DE BÚSQUEDA:
Documento que contiene información detallada acerca de una colección específica de
documentos o registros dentro del archivo de una institución.
PATRIMONIO DOCUMENTAL:
Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
REGISTRO (REGISTRATION):
Acto por el que se adjudica a un documento un identificador único en el momento de su
entrada en el sistema.
SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL (ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT):
Conjunto de programas, utilizados para recuperar V almacenar documentos electrónicos V/o
imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel.
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (RECORDS SYSTEM); SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL:
Sistema de información que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo
del tiempo.
SISTEMA DEGESTIÓN DOCUMENTAL:
1. Programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el
tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos.
2. Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el
flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de
información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar
los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos,
aplicando principios de racionalización y economía.
SOPORTE DOCUMENTAL:
Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales o medios tecnológicos
empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos,
fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL:
Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos